Emmanuelle Jean-Arsenault
Chargée de l’offre de services, Espace MUNI
Entrevue avec :
Anne Bouthillier
chef de division – culture et vie communautaire, Ville de Beauharnois
Jocelyne Rajotte
conseillère, Ville de Beauharnois
En 2022, la Ville de Beauharnois a réalisé une démarche de mise à jour de sa politique et de son plan d’action de la famille et des aînés. Pour ce faire, elle a retenu les services d’Espace MUNI, qui offre depuis peu aux municipalités une formule sur mesure de charge de projet et de soutien-conseil. Regard sur cette expérience de charge de projet partagée (en co-construction) à travers le point de vue de la responsable administrative du projet au sein de la Ville et de l’élue responsable des questions familiales et des aînés (RQFA).
Pourquoi souhaitiez-vous bénéficier de l’accompagnement d’une ressource professionnelle externe pour réaliser votre démarche?
Anne Bouthillier – Je connaissais l’ampleur de l’implication que ça demandait et je savais que je n’avais pas le temps nécessaire pour m’y investir autant que je le voulais. L’aide d’une ressource externe s’avérait nécessaire dans ce contexte, mais également pour prendre pleinement le pouls de notre milieu, dont le visage a beaucoup changé au cours des dernières années, et ainsi bien planifier l’avenir. Cet œil externe représentait en quelque sorte un garde-fou qui m’aiderait à ne rien échapper.
Jocelyne Rajotte– La demande d’obtenir un soutien externe provenait de l’administration. Se relever les manches à deux et avoir deux têtes plutôt qu’une pour réfléchir et ne rien oublier, voilà qui nous apparaissait tout à fait pertinent pour mener à bien cette démarche.
En quoi l’approche de co-construction mise de l’avant par Espace MUNI pour réaliser la démarche a-t-elle été fructueuse?
Anne Bouthillier – Cette approche de charge de projet partagée, ou en co-construction, entre la Ville de Beauharnois et Espace MUNI a été vécue très positivement, comme une danse où les deux partenaires ont trouvé ensemble leur rythme dans la bienveillance et l’écoute mutuelles.
Nous avons joué des rôles complémentaires, le nôtre a été celui d’expert du milieu, et celui d’Espace MUNI, d’expert du processus. La grande force de cette approche de co-construction est de permettre à la ressource municipale responsable du projet de se concentrer sur son milieu, de même que de se dégager du temps pour bien analyser les informations et les données recueillies et ainsi identifier les actions répondant adéquatement aux besoins soulevés, dans le respect des capacités de la municipalité.
Le fait de partager à deux toute l’organisation et la réalisation de la démarche et d’avoir un soutien à divers niveaux (planification des rencontres avec le comité de pilotage, partage d’outils éprouvés, analyse et recommandations, etc.) m’a permis d’être dans des dispositions optimales de disponibilité et d’écoute envers la population et les partenaires de la Ville. J’ai le sentiment d’avoir pu jouer mon rôle pleinement et de la façon la plus pertinente dans le cadre de la démarche.
Jocelyne Rajotte– L’approche de co-construction mise de l’avant pour mener les travaux, conjuguée au fait qu’il s’agissait d’une démarche de mise à jour, non d’une première élaboration, de notre politique et de notre plan d’action, a grandement contribué à approfondir les réflexions sur notre milieu. Le duo responsable de la charge de projet, l’une détenant une fine connaissance du milieu et de notre Ville et l’autre une expérience sur les initiatives inspirantes et les bonnes pratiques du monde municipal, a su créer, au sein du comité de pilotage, un climat de travail favorisant l’écoute, l’ouverture, le partage et l’inspiration. Cela a facilité l’émergence de nouvelles idées. De plus, les élues et élus municipaux ont pu prendre la mesure des besoins du milieu. J’ai vécu, dans le cadre de cette démarche, une expérience enrichissante comme conseillère et citoyenne.
Quels ont été les principaux facteurs de succès de la démarche?
Anne Bouthillier – La qualité de notre démarche et du résultat final est le fruit, en premier lieu, de la présence de ressources qui m’ont épaulée tout au long du projet. Plus concrètement, cela signifie une RQFA investie, un comité de pilotage issu du milieu, disponible et engagé, un comité de travail (composé de la ressource d’Espace MUNI, d’une employée du service des loisirs et de moi-même) efficace et proactif ainsi qu’une direction générale et des collègues tenus informés de l’avancement des travaux et impliqués lors d’étapes clés.
Parmi les autres principales conditions gagnantes, j’ajouterais l’importance des communications, tant à l’externe, pour s’assurer notamment d’atteindre les objectifs de participation de la population aux consultations, qu’à l’interne, pour veiller à la bonne coordination de la démarche et apporter les ajustements nécessaires en temps réel.
Enfin, la capacité d’adaptation au contexte évolutif d’une démarche qui s’échelonne sur plusieurs mois, notamment pour parer efficacement aux imprévus, est une qualité essentielle à avoir.
Jocelyne Rajotte– La mixité et la représentativité au sein du comité de pilotage ont été, selon moi, des atouts précieux ayant contribué au succès de la démarche. De surcroît, les travaux ont été accomplis dans le plaisir, des liens se sont créés entre des membres et la démarche a donné l’impulsion pour mettre en œuvre des projets rassembleurs. Le comité a été réceptif au changement et ses efforts de priorisation ont permis à la Ville de se doter d’un plan d’action concret, réaliste et qui reflète bien les priorités du milieu.
