Boîte à outils pour une plus grande cohérence de vos cadres stratégiques et d’intervention à caractère social
Réalisé par Espace MUNI – En collaboration avec la Table des grandes villes en développement social
Les organisations municipales ont au cours des dernières années connues d’importantes transformations et un élargissement de leurs responsabilités. En découle une multiplication des enjeux et des politiques ou cadres stratégiques pour y répondre. C’est dans ce contexte que nous vous proposons cette boîte à outils.
Celle-ci vise essentiellement à nourrir les réflexions collectives à l’égard de la mise en place de divers cadres à caractère social (politique, cadre de référence, etc.) dans la municipalité ou MRC et d’assurer une meilleure cohérence et complémentarité entre ceux-ci et leurs plans d’action.
Les cinq outils de la boîte peuvent être adapté aux réalités de chacune des municipalités et vise à soutenir les réflexions préalables des acteurs municipaux afin de déterminer quel est le meilleur levier ou la meilleure stratégie globale à se doter afin de répondre adéquatement aux besoins des citoyennes et citoyens, mais également à l’appareil municipal.
Cinq outils composent la boîte, soit :
| Outil 1 – Une infographie qui présente de façon schématisée les différents leviers à caractère social qui peuvent se retrouver dans les municipalités. Les documents sont présentés selon deux catégories soit stratégique1 et d’intervention2 et de façon hiérarchique. L’infographie illustre également les influences et les interrelations entre les divers cadres et leurs composantes. |
| Outil 2 – Un glossaire présentant les types de documents, leurs caractéristiques, leurs composantes, et les liens entre les différents documents ; |
| Outil 3 – Un tableau d’inventaire sur Excel permettant de réaliser l’inventaire des documents à caractère social présents dans votre municipalité et de leurs contenus pertinents ayant des visées sociales ; |
| Outil 4 – Un canevas pour cartographier vos résultats de l’inventaire de votre réalité municipale à l’égard des cadres à caractère social et de leurs contenus pertinents, ainsi qu’un tampon PA (Plan d’action) à télécharger et apposer dans vos document – voici un tutoriel vidéo pour comprendre comment ajouter des tampons à vos PDF. |
| Outil 5 – Une liste de questions pour animer votre réflexion et la prise de décision. |
Pourquoi utiliser cette boîte à outils?
Les outils compris dans cette boîte permettront à votre municipalité ou MRC de prendre un temps de réflexion et d’analyse avant de vous lancer dans l’élaboration ou la mise à jour d’un document à caractère social. Ces outils visent à vous soutenir pour :
- Dégager une vision commune des différents types de documents actuels et potentiels et de leurs rôle ;
- Définir un langage qui sera partagé au sein de votre appareil municipal, notamment sur les noms des documents et les définitions de leurs composantes ;
- Réaliser une cartographie des documents présents au sein de votre municipalité et de leurs contenus pertinents ;
- Prendre une décision plus éclairée sur la stratégie ou le document a adopté.
Quand utiliser les outils?
Les cinq outils ont été conçus pour être utilisés avant la prise de décision sur la dotation ou la mise à jour d’un cadre stratégique ou d’intervention ou pour planifier une stratégie globale regroupant plusieurs leviers. Ils vous seront utiles quand vous sentez que la multiplication des politiques et plans d’action nuisent à l’efficacité et l’efficience de leur mise en œuvre.
Qui peut bénéficier de cette boîte à outils?
La boîte à outils s’adresse à l’ensemble des acteurs municipaux politiques ou administratifs qui oeuvrent au sein de la municipalité ou MRC. Elle a été conçue particulièrement pour ceux intéressés par les enjeux de développement social dans leurs communautés.
Il se veut avant tout une démarche collective qui repose en grande partie sur une participation des actrices et des acteurs concernés et sur la mise en commun des points de vue de chacun.
Comment utiliser les outils?
Différentes façons de procéder sont possibles selon ce qui est le plus adapté à votre municipalité ou MRC. En ce sens, sentez-vous libre d’adapter la démarche proposée en fonction de vos besoins. Bien que la réflexion proposée s’appuie sur une analyse des documents/leviers/cadres internes de votre organisation municipale, il ne faut pas, pour autant, exclure de cette analyse d’autres instances (agglomération, MRC, CISSS, CLD, etc.) pouvant détenir des énoncés qui peuvent avoir un impact sur votre territoire.
Voici les étapes proposées :
Première étape : Outils 1 et 2 – Infographie et glossaire
(Implication estimée : Environ 2 heures de lecture personnelle par les personnes concernées pour s’approprier les documents + 1 ou 2 réunions d’environ 2h30 pour des ’échanges et des discussions)
Prenez du temps en rencontre avec les actrices et acteurs concernés pour vous approprier l’infographie et le glossaire. Une fois les contenus présentés, réaliser un exercice pour identifier les éléments qui diffèrent dans votre milieu. Il est possible qu’une autre terminologie soit utilisée que celle proposée à la fois pour les types de documents et leurs composantes. Déterminer ensemble du vocabulaire commun que vous souhaitez utiliser.
Deuxième étape : Outil 3 – Tableau d’inventaire
(Implication estimée : Environ 5 heures pour compléter l’inventaire, une fois tous les documents rapatriés si le travail se fait de façon individuelle)
Compléter l’inventaire des documents et de leurs interrelations dans le tableau Excel. Cet exercice peut se faire de différentes façons soit par une seule personne, par chacun des porteurs de dossier ou de façon collective. Peu importe la façon de procéder pour compléter le tableau, le but est de se doter d’un inventaire qui reflète le plus juste possible votre réalité. Les instructions pour compléter le tableau Excel sont intégrées à celui-ci. Il est à noter que l’inventaire se concentre sur vos documents municipaux, cependant il est important lors de la réalisation d’une démarche pour se doter d’orientations de faire un tour d’horizon de ce qui existe dans d’autres instances (CISSS, CLD, etc.) ou encore dans MRC ou agglomération, si cela s’applique.
Troisième étape : Outil 4 – Canevas
(Implication estimée : Environ 1 heure)
Transposer les résultats de l’inventaire en utilisant le code de chiffres et de lettres (par exemple ③ ou ⑤ⓑ) pour les documents (éléments existants de la colonne A du tableau d’inventaire). Vous pouvez de plus utiliser le tampon (cliquable) téléchargeable afin d’apposer le terme « plan d’action » sur chacun des documents ou dossiers qui contiennent un plan d’action. Par la suite, cocher les composantes interreliées (éléments cochés de la colonne I du tableau d’inventaire). Cet exercice permettra d’illustrer par une cartographie la réalité de votre municipalité ou MRC.
Quatrième étape : Outil 5 – Liste de questions
(Implication estimée : Rencontre de travail de 3 heures)
À partir de la cartographie, réalisez une rencontre de réflexion réunissant les actrices et acteurs impliqués vous permettant de déterminer le type de cadre qui vous sera le plus utile et les composantes existantes devant y être arrimées.
Une liste de questions vous est proposée pour effectuer cette réflexion et faciliter la prise de décision.
[1] Niveau stratégique : Énoncé planifiant l’atteinte de buts visés pour une organisation ou une priorité identifiée
[2] Niveau d’intervention : Énoncé organisant les activités et leurs paramètres pour répondre à un besoin ou problème