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Boucle de suivi
Liens rapides :
Le suivi permet de prendre du recul pour se questionner sur l’état d’avancement du plan d’action, identifier les obstacles et s’ajuster en conséquence.
La fréquence des suivis varie en fonction de la volonté du milieu. Nous préconisons minimalement un suivi tous les 6 mois (2 par année) et idéalement aux 4 mois (3 par année). Trop de suivis ne laisse pas assez de temps aux responsables de mettre en œuvre les actions et si les suivis sont trop espacés, il y a des risques de perdre le rythme et la mobilisation du comité de suivi.
Le moment idéal pour réaliser les suivis : au printemps (avril et mai), juste avant les vacances et à l’automne, juste avant la période des budgets.
Rapport de suivi
Idéalement, un rapport de suivi devrait être produit pour chaque année du plan d’action.
Analyse et priorisation
Une fois l’information recueillie auprès des responsables et le rapport synthèse produit, le comité de suivi en analyse le contenu pour en tirer des apprentissages et réfléchir à la suite de la mise en œuvre du plan d’action.
Décisions
Les responsables concernés ou le conseil municipal adoptent ou non les recommandations émises par le comité de suivi.
Recommandations
À la lumière de l’analyse réalisée, le comité de suivi émet ses recommandations auprès des services ou directions responsables ainsi qu’auprès du conseil municipal, le cas échéant.
Les mécanismes de suivi proposés par Espace MUNI
- Rencontres du comité de suivi sur une base régulière (idéalement 3 fois par année).
- Rencontres avec les personnes responsables de la mise en œuvre des actions.
- Mécanismes pour faire circuler l’information entre les personnes impliquées dans la mise en œuvre et le suivi du plan d’action.
- Activités de communication dans la communauté et au sein de la municipalité pour assurer la visibilité des réalisations et faire connaître l’évolution de la mise en œuvre du plan d’action.
- Rapports de suivi et bilans.
- Événement mobilisateur pour réunir toutes les personnes impliquées (responsables, collaboratrices et collaborateurs, partenaires).
- Fiche de suivi (à venir).
- Modèle de rapport de suivi (à venir).
Rapport de suivi
Pour faciliter le traitement et la présentation de l’information, il est souhaitable d’adopter un modèle unique que chaque municipalité pourra utiliser pour recueillir les données et les acheminer à la MRC.