Combien de temps faut-il pour réaliser l’ensemble des étapes de la démarche?

moins de 8 mois

Les avantages​

Selon notre expérience, il y a très peu d’avantages à réaliser la démarche dans ce court laps de temps.

Les risques

Les risques sur…	Risque faible	Risque modéré	Risque élevé	Risque très élevé
L’appropriation des étapes de la démarche par le comité de pilotage				·
L’implication et la mobilisation des actrices et des acteurs				·
La représentativité du comité de pilotage			·
Le rythme de la démarche				·
La qualité et la légitimité de la consultation				·
L’adhésion au plan d’action par le personnel administratif et les personnes élues			·
La pression exercée sur la personne responsable du projet				·

Quelques conseils pratiques​

En raison des risques associés, le seul conseil que nous pouvons vous donner est d’envisager une prolongation de votre échéancier à un minimum de 12 mois. Selon notre expérience, il s’agit du temps minimal pour être en mesure de réaliser la démarche sans trop faire de compromis sur les conditions de réussite.

entre 8 et 12 mois

Les avantages​

Même s’il est possible de réaliser la démarche dans ce laps de temps, les risques demeurent encore trop présents pour en dégager des avantages probants.

Les risques

Les risques sur…	Risque faible	Risque modéré	Risque élevé	Risque très élevé
L’appropriation des étapes de la démarche par le comité de pilotage			·
L’implication et la mobilisation des actrices et des acteurs			·
La représentativité du comité de pilotage			·
Le rythme de la démarche				·
La qualité et la légitimité de la consultation			·
L’adhésion au plan d’action par le personnel administratif et les personnes élues			·
La pression exercée sur la personne responsable du projet				·

Si ce n’est pas possible de prolonger votre échéancier, voici quelques conseilspratiques pour éviter certains écueils :

• Formez un petit comité de travail, lequel relèvera du comité de pilotage. Ainsi, vous accélérerez les prises de décisions et vous serez moins exposé aux conflits d’horaire.
• Mandatez une personne dédiée à la démarche et attribuez-lui le temps requis par semaine pour en réaliser les différentes étapes.
• Tenez compte de certaines périodes de l’année qui ne sont pas propices aux rencontres du comité de pilotage. Utilisez ces moments pour faire des tâches de recherche et de rédaction.
• Déterminez, dès le départ, les rôles et responsabilités de chaque personne et instance impliquées.
• Mentionnez, dès la formation du comité de pilotage, le niveau d’implication attendu des membres (fréquence, heures et durée des rencontres) et, si possible, identifiez toutes les dates des rencontres dès le début.
• Préparez les rencontres du comité de pilotage de façon à optimiser ce temps pour prendre les décisions utiles afin de poursuivre les travaux entre les rencontres.​
• Débutez les réflexions sur la consultation dès la première rencontre du comité de pilotage.
• Optez pour un questionnaire de consultation simple et facile à compléter et à compiler. Privilégiez les questions fermées ou à choix de réponses plutôt que des questions ouvertes.​
• Misez sur la légitimité et la crédibilité de la consultation avec un nombre significatif de répondants.​
• Impliquez, dès le début de la démarche, les personnes (hors comité de pilotage) qui vous seront utiles lors de la validation des actions (ex.: direction générale, direction de l’urbanisme, etc.).​
• Visez l’élaboration d’un plan d’action plus modeste et réaliste plutôt que trop ambitieux.

Bien qu’il s’agisse d’un processus rapide, Espace MUNI peut vous aider. Nous avons développé un processus accéléré avec des outils spécifiques. Il s’agit d’une offre de services tarifée. Appelez-nous pour avoir plus d’information. Cette démarche réalisée en co-construction nécessite une implication soutenue de la part de la municipalité. En raison de la complexité d’une démarche au niveau des MRC, ce service n’est pas disponible pour celles-ci.

entre 12 et 18 mois

Les avantages​

• Selon notre expérience, en réalisant la démarche dans ce laps de temps, vous mettrez toutes les chances de votre côté pour obtenir une politique et un plan d’action qui réunissent les principales conditions de réussite.
• Possibilité de réaliser une démarche mixte PFM, MADA voire MAE ensemble.
• Il s’agit d’un délai idéal pour réaliser une démarche.

Les risques

Les risques sur…	Risque faible	Risque modéré	Risque élevé	Risque très élevé
L’appropriation des étapes de la démarche par le comité de pilotage	·
L’implication et la mobilisation des actrices et des acteurs	·
La représentativité du comité de pilotage	·
Le rythme de la démarche	·
La qualité et la légitimité de la consultation	·
L’adhésion au plan d’action par le personnel administratif et les personnes élues	·
La pression exercée sur la personne responsable du projet		·

De plus, lorsque l’échéancier de la démarche chevauche une élection municipale, les possibilités de changements politiques peuvent affecter sa poursuite.

Quelques conseils pratiques :

• Mandatez une personne dédiée à la démarche et attribuez-lui le temps requis pour en réaliser les différentes étapes.
• Tenez compte de certaines périodes de l’année qui ne sont pas propices aux rencontres du comité de pilotage et aux activités de consultation. Utilisez ces moments pour faire des tâches de recherche et de rédaction.
• Déterminez, dès le départ, les rôles et responsabilités de chaque personne et instance impliquées.
• Mentionnez, dès la formation du comité de pilotage, le niveau d’implication attendu des membres (fréquence, heures et durée des rencontres) et, si possible, identifiez toutes les dates des rencontres dès le début.
• Préparez les rencontres du comité de pilotage de façon à optimiser ce temps pour prendre les décisions utiles afin de poursuivre les travaux entre les rencontres.
• Impliquez, dès le début de la démarche, les personnes (hors comité) qui vous seront utiles lors de la validation des actions (ex.: direction générale, direction de l’urbanisme, etc.).

entre 18 et 24 mois

Les avantages​

• Possibilité de réaliser une démarche mixte PFM, MADA voire MAE ensemble.
• Permet d’aller plus loin et de mieux documenter certains aspects de la démarche comme les portraits et la consultation.

Un échéancier plus long n’est pas nécessairement gage de réussite. Malgré des avantages indéniables, une démarche qui dure trop longtemps peut avoir des effets démobilisant sur les actrices et les acteurs qui ont hâte de passer à l’action.

Les risques

Les risques sur…	Risque faible	Risque modéré	Risque élevé	Risque très élevé
L’appropriation des étapes de la démarche par le comité de pilotage		·
L’implication et la mobilisation des actrices et des acteurs		·
La représentativité du comité de pilotage		·
Le rythme de la démarche			·
La qualité et la légitimité de la consultation	·
L’adhésion au plan d’action par le personnel administratif et les personnes élues	·
La pression exercée sur la personne responsable du projet	·

Quelques conseils pratiques (à quelques exceptions près, il s’agit des mêmes conseils que pour une démarche de 12 à 18 mois) :

• Initiez la démarche en formant le comité de pilotage dès le début (lors de la signature de la convention d’aide financière avec le MFA) et produisez votre échéancier au cours du premier mois. Ne vous laissez pas surprendre par le temps qui passe.​
• Évitez de passer trop de temps dans des recherches longues et fastidieuses pour produire les portraits (portrait statistique et recension des services et des ressources).
• Variez le contenu des rencontres du comité de pilotage en alternant les contenus plus abstraits (ex.: définition de la famille, principes, valeurs) et ceux plus concrets (ex.: consultation, recherche de pistes d’actions).​
• Optez pour des rencontres plus courtes, mais plus fréquentes afin d’éviter la présence de longues périodes (plus de deux mois) entre les rencontres afin de maintenir la mobilisation des membres du comité de pilotage.​
• Mettez en place des mécanismes de communication et faites circuler l’information tout au long du processus à l’interne et à l’externe.
• Si possible, réalisez une ou des actions prévues au plan d’action pendant le processus.